Primero, resulta conveniente definir los eventos que pueden quedar agrupados bajo lo que se conoce como industria de reuniones, tal y como hace la Organización Mundial del Turismo (UNWTO), perteneciente a Naciones Unidas, que agrupa la “asistencia a reuniones, conferencias o congresos, ferias comerciales y exposiciones”[1]. La industria de reuniones es también el término preferido, entre otros, por la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA) y por Meeting Professionals International (MPI), en lugar del también conocido acrónimo inglés MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) que tiene un alcance similar pero que no reconoce el carácter propio de industria.
La industria de reuniones es uno de los principales motores del turismo a nivel mundial en el sentido económico, pero también es un referente de valores como el intercambio ideológico, la difusión del conocimiento, la comunicación y la activación cultural. Eventos como exposiciones, ferias, congresos y convenciones, están presentes en la sociedad actual como puntos de encuentro para el desarrollo de estos valores.
En la actualidad, no existen eventos como los citados anteriormente que estén exentos de amenazas y riesgos de seguridad, si bien los factores de riesgo pueden variar en función de las propias características del evento o del tiempo cosmológico en que se desarrolla. Por tanto, se deduce necesario, sin duda, el estudio y la planificación estratégica y comunicativa de la gestión de las amenazas sobre los mismos. Queda patente que la gestión de dichas amenazas así como su análisis se convierte en pieza clave del éxito del evento y, por tanto, convendrá garantizar la ‘seguridad’ del evento y su gestión comunicativa en pro de alcanzar el objetivo concreto de dicho encuentro.
Los datos actuales demuestran que tanto la industria como el turismo de reuniones están en crecimiento y que los efectos de la digitalización no han supuesto una reducción de los encuentros ‘presenciales’ sino que han servido para una redefinición de los mismos durante el presente siglo. Según el informe de la ICCA «The International Association Meetings Market 2015 ICCA Statistics Report», centrado en reuniones de asociaciones internacionales con carácter itinerante, en 2015 se celebraron más de 12.000 encuentros, siendo un año record[2]. En este punto, destaca también la relevancia de España, que ocupa la cuarta posición del ranking y, en el análisis por ciudad, Barcelona es la tercera ciudad del ranking mundial y Madrid consigue la quinta posición.
Resulta complicado establecer el impacto económico global del sector por la propia dificultad de definir el alcance del mismo. Como ya se ha señalado, se deberían considerar no sólo los ingresos directos, sino también todos los efectos multiplicadores que revisten en ingresos para otros sectores en el entorno de la industria de reuniones como podrían ser el transporte, la restauración, la hostelería o, incluso, el impulso económico generalizado de un buen posicionamiento a nivel internacional que puede obtener la zona que acoge este tipo de eventos. Si reducimos la escala de global a local, vemos que los números demuestran el potencial señalado; según el Barcelona Convention Bureau, con datos de 2015, el turismo de reuniones supone para una ciudad como Barcelona un impacto económico directo de unos 1.500 millones de euros anuales, a los que habría que añadir los indirectos anteriormente mencionados, rondando los 180.000 participantes que, además, están asociados por lo general a turismo de calidad.
De la misma manera que para el resto de turismo, factores como el precio, la climatología o las comunicaciones han sido y siguen siendo claves a la hora de determinar el lugar de celebración de un evento, en los últimos años y, principalmente, como consecuencia de la globalización y escalada del terrorismo, la seguridad se ha convertido en un factor decisivo para la realización de un congreso, una feria o un evento similar. Estudios como el realizado por la World Travel & Tourism Council (WTTC) muestran que la percepción actual de la inseguridad no va sólo ligada al terrorismo, sino también a otros factores como desastres naturales, crisis financieras, inestabilidad política y social o riesgos para la salud, cuyos efectos negativos se prolongan en el tiempo si consideramos el tiempo que tarda un país en recuperar la media de visitantes que tenía antes del suceso[3].
El sector reconoce el valor de la seguridad y la garantía de la misma como clave del éxito de sus encuentros, como demuestra un reciente estudio de la UFI[4] realizado en junio de 2016 entre 262 empresas del sector pertenecientes a 56 países y que señala la seguridad como un elemento relevante para la mayoría de asociados, que declaran haber implementado medidas adicionales de seguridad en los últimos meses, que van desde de escaneos adicionales a visitantes y expositores a proporcionar información adicional a los asistentes, controles en el recinto durante el evento y también, en algunos casos, el control de la listas de participantes pre-registrados en coordinación con las instituciones gubernamentales. Tanto en Europa como en América, casi un 70% de las empresas consultadas habían implementado medidas de seguridad adicionales para sus eventos recientemente.
Por su parte, la asociación Meeting Professionals International (MPI), creada en 1972 y que cuenta con más de 18.500 miembros, en un reciente estudio entre sus asociados señalaba que casi la mitad, el 48%, preveía un aumento de costes de los eventos debido a la necesidad de una mayor seguridad. Cerca del 15% están haciendo más investigación sobre los destinos en relación a posibles riesgos, mientras que el 5% están haciendo un monitoreo de asistentes vinculado a motivos de seguridad. Además, el 19% proporciona una mayor formación de los asistentes en materia de seguridad, un 15% contrata más personal de seguridad y un 14% desarrolla nuevos planes de seguridad[5].
Si nos centramos en otro actor como son los propios recintos como los centros de convenciones y palacios de congresos, resulta interesante ver algunos datos recopilados por la Association Internationale des Palais de Congres (AIPC) que representa una red global de más de 175 centros de 57 países diferentes. En este caso, en un estudio de 2016 señalaba que el 81% de los centros consultados habían revisado los procesos de seguridad en el último año, un 56% había implementado nuevas medidas o procesos y cerca de la mitad habían añadido equipamiento o mejorado la tecnología.
En resumen, se observa que dentro del sector, los principales agentes destacan una nueva valorización del concepto de seguridad ligada a la gestión de los propios eventos. Esta nueva valorización puede suponer cambios en las dinámicas de los propios eventos y en su propia comunicación, así como impacto económico. Sin duda, la fenomenología descrita anteriormente y el impacto social de los hechos a nivel global, no son ajenos al turismo de reuniones que, como se ha descrito anteriormente, también se fundamenta en la seguridad para poder llevar a cabo los intercambios de diferente índole que forman parte de su esencia.
[1] Organización Mundial del Turismo. (2016). Entender el turismo: Glosario Básico. Recuperado de http://media.unwto.org/es/content/entender-el-turismo-glosario-basico
[2] International Congress and Convention Association. (2016). The International Association Meetings Market 2015 ICCA Statistics Report. Recuperado de http://www.iccaworld.com/dcps/doc.cfm?docid=1951
[3] Un estudio de la WTTC afirma que superar los efectos negativos a nivel de cifras de visitantes cuesta una media de (26,7 meses en caso de hallarse la región en un contexto de clima político inestable, 23,8 meses en caso de desastre natural y 21,3 meses en caso de verse afectada por una enfermedad. En el caso del terrorismo, la media se sitúa alrededor de los 13 meses para recuperar una cifra similar a la de antes de los hechos.
[4] El estudio titulado The Global Exhibition Barometer y publicado en julio de 2016, puede consultarse en: http://www.ufi.org/wp-content/uploads/2016/07/UFI_Global_Exhibition_Barometer_report17.pdf
[5] El estudio titulado Meetings Outlook y publicado en de 2016, puede consultarse en: https://www.mpiweb.org/docs/default-source/meetings-outlook/meetings-outlook-feb16-revised.pdf?sfvrsn=2
Carlos Moreno Clemente | Experto en comunicación, eventos y seguridad 
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